Privacyverklaring

In deze privacyverklaring leest u welke persoonsgegevens wij verwerken als u poptop.shop bezoekt of bij ons bestelt, waarom wij dat doen en welke rechten u hebt.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens op poptop.shop is:

Poptop GmbH
Margaretenstraße 121/11, 1050 Wenen, Oostenrijk
Handelsregister: FN 600330 p, Handelsgericht Wien
Btw-nummer: ATU79237737
Bestuurders: John Brady, Marcus Ihlenfeld
E-mail: info@poptop.shop
Telefoon: +43 677 64811312

Voor alle vragen over privacy en over het uitoefenen van uw rechten kunt u ons bereiken via info@poptop.shop. Wij zijn niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen (art. 37 AVG).

2. Algemeen en rechtsgronden

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Omdat wij in Oostenrijk gevestigd zijn, geldt daarnaast het Oostenrijkse recht. Voor bezoekers uit Nederland houden wij ons bovendien aan de Uitvoeringswet AVG (UAVG) en de Telecommunicatiewet (Tw). Afhankelijk van het doel baseren wij ons op de volgende rechtsgronden:

  • Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG, bij cookies en vergelijkbare technieken ook art. 11.7a Tw), bijvoorbeeld voor de nieuwsbrief en voor analyse- en marketingtools
  • Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG), bijvoorbeeld voor bestellingen, uw klantaccount en de klantenservice
  • Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG), bijvoorbeeld fiscale bewaarplichten
  • Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG), bijvoorbeeld voor een veilige en stabiele website of het verdedigen tegen rechtsvorderingen

U kunt een gegeven toestemming altijd intrekken. Dat geldt voor de toekomst, de verwerking tot dat moment blijft rechtmatig. Wij nemen geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking of profilering berusten en rechtsgevolgen voor u hebben (art. 22 AVG).

3. Hosting en serverlogbestanden

Onze website wordt gehost door SiteGround Spain S.L. (Calle Prim 19, 28004 Madrid, Spanje). Met SiteGround hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten (art. 28 AVG). De gegevens worden verwerkt in datacenters binnen de EU.

Bij elk bezoek aan onze website legt de server automatisch de volgende gegevens vast in logbestanden:

  • IP-adres van uw apparaat
  • datum en tijdstip van het bezoek
  • opgevraagde pagina of bestand en de pagina waar u vandaan kwam (referrer)
  • browsertype, besturingssysteem en taalinstelling
  • hoeveelheid overgedragen gegevens en statuscode

Dit zijn persoonsgegevens, omdat u via het IP-adres identificeerbaar kunt zijn. Wij gebruiken ze uitsluitend om de website veilig en stabiel te laten werken, fouten op te sporen en aanvallen af te weren. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG). De logbestanden worden automatisch verwijderd zodra ze voor deze doelen niet meer nodig zijn, tenzij wij ze langer nodig hebben om een beveiligingsincident te onderzoeken.

Onze website gebruikt een SSL- of TLS-versleuteling. U herkent die aan het slotje en aan “https://” in de adresbalk.

4. Cookies en toestemmingsbeheer

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technieken (zoals local storage en pixels). Dat zijn kleine bestanden of gegevens die op uw apparaat worden opgeslagen of uitgelezen. Wij onderscheiden de volgende categorieën:

  • Noodzakelijk: winkelwagen, afrekenen, inloggen, taalkeuze en het opslaan van uw cookiekeuze. Rechtsgrond: art. 11.7a lid 3 Tw, art. 6 lid 1 sub b en f AVG.
  • Functioneel: reviewwidget, kaart van verkooppunten. Rechtsgrond: toestemming.
  • Analyse: bezoekersstatistieken en gebruiksanalyse (Google Analytics, Microsoft Clarity). Rechtsgrond: toestemming.
  • Marketing: advertenties, remarketing en het meten van resultaten (Google Ads, Meta, Pinterest, Klaviyo). Rechtsgrond: toestemming.

Cookies die niet noodzakelijk zijn, plaatsen wij pas nadat u daarvoor in de cookiebanner toestemming hebt gegeven. In de banner kunt u alle cookies met één klik weigeren of accepteren, of per categorie kiezen. U kunt uw keuze altijd wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen, die u onderaan elke pagina opnieuw kunt openen. Daar vindt u ook een volledige lijst van alle cookies met hun bewaartermijn.

Toestemmingstool. Voor het beheer van uw toestemming gebruiken wij CookieYes van CookieYes Limited, 3 Warren Yard, Warren Park, Wolverton Mill, Milton Keynes, MK12 5NW, Verenigd Koninkrijk. Daarbij slaan wij uw keuze, een geanonimiseerd IP-adres, datum en tijd en browsergegevens op, zodat wij uw toestemming kunnen aantonen (art. 6 lid 1 sub c AVG jo. art. 7 lid 1 AVG). Voor het Verenigd Koninkrijk geldt een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie. Het toestemmingscookie wordt na één jaar verwijderd.

5. Contact en klantenservice

Als u contact met ons opneemt per e-mail, telefoon, via het contactformulier of via sociale media, verwerken wij uw gegevens (naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, bestelnummer en uw bericht) om uw vraag te beantwoorden. De rechtsgrond is art. 6 lid 1 sub b AVG als uw vraag met een bestelling of overeenkomst samenhangt, en anders ons gerechtvaardigd belang om uw vraag te beantwoorden (art. 6 lid 1 sub f AVG).

Voor de afhandeling van klantvragen gebruiken wij de inbox van Brevo (Sendinblue SAS, 106 boulevard Haussmann, 75008 Parijs, Frankrijk). Met Brevo hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten, de gegevens worden binnen de EU verwerkt.

Vragen die niet over een bestelling gaan, verwijderen wij zes maanden nadat ze zijn afgehandeld. Vragen over bestellingen, klachten of garantie bewaren wij zo lang als nodig is voor de afhandeling en om ons tegen claims te verdedigen (zie punt 6).

6. Bestellingen, klantaccount, betaling en verzending

Bestellingen. Om uw bestelling af te handelen verwerken wij uw naam, factuur- en bezorgadres, e-mailadres, telefoonnummer, de bestelde producten, prijzen, betaalmethode en betaalstatus, en het IP-adres op het moment van bestellen. De rechtsgrond is art. 6 lid 1 sub b AVG. Zonder deze gegevens kunnen wij geen overeenkomst met u sluiten.

Klantaccount. Als u een klantaccount aanmaakt, bewaren wij uw inloggegevens en bestelgeschiedenis tot u het account verwijdert. U kunt ook zonder account als gast bestellen.

Betaling. Betalingen verlopen via externe betaaldienstverleners. Uw kaart- of rekeninggegevens voert u rechtstreeks bij de betreffende aanbieder in, wij slaan ze zelf niet op. Wij ontvangen alleen de bevestiging van de betaling en de gegevens die nodig zijn om die aan uw bestelling te koppelen. Afhankelijk van de gekozen betaalmethode zijn dat:

  • Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Nederland (iDEAL, bankoverschrijving, TWINT)
  • Stripe Payments Europe Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Ierland (creditcard, Apple Pay, Google Pay, Link, Amazon Pay)
  • PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, 2449 Luxemburg

Bij betaling met Amazon Pay verwerkt ook Amazon Payments Europe S.C.A. (38 avenue John F. Kennedy, 1855 Luxemburg) uw gegevens. De betaaldienstverleners kunnen eigen controles uitvoeren om fraude te voorkomen. Daarvoor zijn zij zelf verantwoordelijk en gelden hun eigen privacyverklaringen.

Verzending. Voor de levering geven wij uw naam, bezorgadres en de inhoud van uw bestelling door aan onze logistiek dienstverlener, die in onze opdracht inpakt en verzendt (verwerker). De vervoerder (FedEx of GLS) ontvangt uw naam en bezorgadres. Uw e-mailadres en telefoonnummer geven wij alleen door als u daarvoor toestemming hebt gegeven of als dat voor de bezorging nodig is, bijvoorbeeld om u over het bezorgmoment te informeren.

Verkooppunten en zakelijke klanten. Als u als wederverkoper een dealeraccount aanvraagt, verwerken wij daarnaast uw bedrijfsnaam, btw-nummer en contactpersoon om de zakelijke relatie te beoordelen en af te handelen (art. 6 lid 1 sub b AVG).

Overige ontvangers. Gegevens die voor de boekhouding nodig zijn, ontvangt onze belastingadviseur om aan onze fiscale verplichtingen te voldoen. Onze webshopsoftware WooCommerce draait op onze eigen server, de bestelgegevens staan bij onze hostingprovider (punt 3).

Bewaartermijnen. Omdat Poptop GmbH in Oostenrijk gevestigd is, gelden de Oostenrijkse bewaarplichten. Facturen en boekhoudkundige gegevens bewaren wij zeven jaar (§ 132 BAO, § 212 UGB, art. 6 lid 1 sub c AVG). Naam, adres, gekochte producten en aankoopdatum bewaren wij tot tien jaar, om ons te kunnen verdedigen tegen claims op grond van productaansprakelijkheid (§ 13 PHG, art. 6 lid 1 sub f AVG).

7. Nieuwsbrief en e-mailmarketing

Aanmelden. Voor onze nieuwsbrief hebben wij uw e-mailadres nodig en, als u dat wilt, uw voornaam. Na uw aanmelding ontvangt u een e-mail waarin u de aanmelding bevestigt (double opt-in). Tijdstip en IP-adres van aanmelding en bevestiging bewaren wij als bewijs. De rechtsgrond is uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG, art. 11.7 lid 1 Tw).

Bestaande klanten. Als u bij ons iets hebt gekocht, mogen wij u op het daarbij opgegeven e-mailadres informeren over onze eigen, vergelijkbare producten (art. 11.7 lid 3 Tw). Daar kunt u altijd kosteloos bezwaar tegen maken, via de afmeldlink in elke e-mail of met een bericht aan info@poptop.shop.

Verzendplatform. Nieuwsbrieven en automatische e-mails (zoals een herinnering aan uw winkelwagen) versturen wij met Klaviyo (Klaviyo, Inc., 125 Summer Street, Floor 6, Boston, MA 02110, Verenigde Staten). Klaviyo meet of e-mails worden geopend en op welke links wordt geklikt. Als u in de cookiebanner toestemming geeft, legt Klaviyo ook vast welke producten u op onze website bekijkt of in uw winkelwagen legt, zodat wij u passende inhoud kunnen sturen. Met Klaviyo hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten. Over de doorgifte naar de VS leest u meer in punt 11.

Afmelden. U kunt zich altijd afmelden via de link onderaan elke e-mail of met een bericht aan info@poptop.shop. Daarna verwijderen wij uw adres uit de verzendlijst. Wij bewaren het alleen op een blokkeerlijst, zodat u geen e-mails meer ontvangt en wij uw eerdere toestemming kunnen aantonen.

8. Webanalyse en online marketing

De volgende diensten gebruiken wij alleen als u in de cookiebanner toestemming hebt gegeven voor de betreffende categorie (art. 6 lid 1 sub a AVG, art. 11.7a Tw):

  • Google Tag Manager (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland): laadt en beheert de andere tags. Plaatst zelf geen cookies, maar verwerkt wel uw IP-adres.
  • Google Analytics 4 (Google Ireland Limited): bezoekersstatistieken, zoals bekeken pagina’s, bezoekduur, herkomst, apparaat en bestellingen. Categorie analyse.
  • Google Ads met conversiemeting en remarketing (Google Ireland Limited): de resultaten van onze advertenties meten en advertenties tonen aan eerdere bezoekers. Categorie marketing.
  • Meta-pixel en Conversions API (Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Ierland): resultaten meten en doelgroepen samenstellen voor advertenties op Facebook en Instagram. Categorie marketing.
  • Pinterest-tag en Conversions API (Pinterest Europe Limited, Palmerston House, Fenian Street, Dublin 2, Ierland): resultaten meten en doelgroepen samenstellen voor advertenties op Pinterest. Categorie marketing.
  • Microsoft Clarity (Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Ierland): gebruiksanalyse met heatmaps en sessie-opnames (muisbewegingen, klikken, scrollen). Categorie analyse.
  • Klaviyo onsite-tracking (Klaviyo, Inc., Boston, Verenigde Staten): bekeken producten en winkelwagen voor gepersonaliseerde e-mails (punt 7). Categorie marketing.

Welke gegevens. Het gaat vooral om uw ingekorte of volledige IP-adres, apparaat- en browsergegevens, cookie- of apparaat-ID’s, bekeken pagina’s, klikken en bestelgebeurtenissen (orderwaarde, producten). Contactgegevens zoals uw e-mailadres worden alleen versleuteld (gehasht) doorgegeven, zodat een platform een aankoop aan een account kan koppelen.

Server-side tagging. Een deel van deze meetgegevens sturen wij niet rechtstreeks vanuit uw browser, maar via onze eigen server naar Google, Meta en Pinterest. Die server wordt voor ons beheerd door Stape Europe OÜ (Sepapaja tn 6, 15551 Tallinn, Estland) op servers binnen de EU. Met Stape hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten. Ook deze verwerking vindt alleen plaats met uw toestemming.

Microsoft Clarity. Wat u in formuliervelden invult, wordt door Clarity afgeschermd en niet opgenomen. Microsoft bewaart sessie-opnames standaard 30 dagen.

Gezamenlijke verantwoordelijkheid. Voor het verzamelen en doorgeven van gegevens via de Meta-pixel zijn wij samen met Meta verantwoordelijk (art. 26 AVG). De afspraken die wij daarover met Meta hebben gemaakt, vindt u op facebook.com/legal/controller_addendum. Voor de verdere verwerking is Meta zelf verantwoordelijk.

Bewaartermijnen en intrekken. De looptijden van de cookies van deze diensten staan in de cookie-instellingen. Gegevens in Google Analytics worden na maximaal 14 maanden verwijderd. U kunt uw toestemming altijd intrekken via de cookie-instellingen onderaan elke pagina. Aanbieders met vestiging in de EU kunnen gegevens doorgeven aan hun moederbedrijf in de VS, zie punt 11.

9. Ingesloten inhoud en diensten

Lettertypen. De lettertypen op onze website staan op onze eigen server. Bij het laden van een pagina wordt geen verbinding gemaakt met Google of andere aanbieders van lettertypen.

Klantbeoordelingen. Op product- en reviewpagina’s tonen wij Google-reviews via een widget van Trustindex (Trustindex Ltd., Nyári Pál utca 15, 2724 Újlengyel, Hongarije). Bij het laden van de widget wordt uw IP-adres aan Trustindex doorgegeven. Rechtsgrond is uw toestemming voor de categorie “Functioneel” (art. 6 lid 1 sub a AVG).

Verkooppunten. Op onze pagina met verkooppunten tonen wij winkels op een kaart van Google Maps (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland). Bij het laden van de kaart worden uw IP-adres en eventueel de locatie die u invoert aan Google doorgegeven. Rechtsgrond is uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG).

10. Sociale media

Wij hebben profielen op Instagram, TikTok en LinkedIn. Op onze website verwijzen wij naar deze profielen met gewone links. Er worden pas gegevens doorgegeven als u op zo’n link klikt.

Als u onze profielen bezoekt of er iets mee doet, verwerkt het platform uw gegevens volgens zijn eigen privacyvoorwaarden: Meta Platforms Ireland Limited (Instagram), TikTok Technology Limited (10 Earlsfort Terrace, Dublin 2, Ierland) en LinkedIn Ireland Unlimited Company (Wilton Place, Dublin 2, Ierland). Voor de statistieken over onze profielen (Insights) zijn wij samen met het platform verantwoordelijk (art. 26 AVG), voor zover het platform dat zo met ons heeft afgesproken. Berichten die u ons via deze platforms stuurt, verwerken wij zoals beschreven in punt 5.

De rechtsgrond voor onze profielen is ons gerechtvaardigd belang om met klanten te communiceren (art. 6 lid 1 sub f AVG).

11. Doorgifte buiten de EER

Sommige aanbieders zijn gevestigd in de Verenigde Staten of maken deel uit van een Amerikaans concern (onder meer Google, Meta, Pinterest, Microsoft, Klaviyo, Stripe, PayPal en LinkedIn). Daardoor kunnen persoonsgegevens naar de VS worden doorgegeven.

Voor de VS geldt sinds 10 juli 2023 het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie over het EU-U.S. Data Privacy Framework (art. 45 AVG). Dat geldt voor bedrijven die onder dit kader zijn gecertificeerd. Of een aanbieder gecertificeerd is, kunt u nagaan op dataprivacyframework.gov. Is een aanbieder niet gecertificeerd, dan zijn de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie van toepassing (art. 46 lid 2 sub c AVG).

Voor het Verenigd Koninkrijk (CookieYes) en Zwitserland (TWINT) geldt eveneens een adequaatheidsbesluit.

12. Uw rechten en klachten

U hebt de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • inzage (art. 15 AVG)
  • rectificatie (art. 16 AVG)
  • verwijdering (art. 17 AVG)
  • beperking van de verwerking (art. 18 AVG)
  • overdraagbaarheid van gegevens (art. 20 AVG)
  • intrekking van een gegeven toestemming, met werking voor de toekomst (art. 7 lid 3 AVG)

Recht van bezwaar (art. 21 AVG). Als wij uw gegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang, kunt u daartegen op grond van uw specifieke situatie altijd bezwaar maken. Tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing kunt u altijd bezwaar maken, zonder opgave van redenen. Wij gebruiken uw gegevens dan niet meer voor dat doel.

Om uw rechten uit te oefenen, volstaat een bericht aan info@poptop.shop. Wij reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen om aan te tonen dat het om uw eigen gegevens gaat.

Klacht indienen. Vindt u dat wij uw gegevens niet correct verwerken? Neem dan eerst contact met ons op, dan zoeken wij samen een oplossing. U hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij een toezichthouder:

Omdat wij in Oostenrijk gevestigd zijn, is de Oostenrijkse toezichthouder onze leidende toezichthoudende autoriteit: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wenen, dsb@dsb.gv.at. Uw toezichthouder stuurt uw klacht zo nodig door.

13. Wijzigingen

Wij passen deze privacyverklaring aan als onze website, onze diensten of de wetgeving veranderen. De versie die hier gepubliceerd is, is steeds de geldende versie.

Laatst bijgewerkt: 24 september 2026